Dans le cadre de tests d’innovation managériale à Photoweb nous avons, tous les jeudis pendant un mois, tenté d’envoyer zéro mail en interne dans la journée.

emails

Pourquoi ?

Les mails seraient contre-productifs. D’après une étude du Radicati group datant de mars 2015, un salarié envoie ou reçoit 122 mails en moyenne par jour, et la gestion quotidienne des emails occupe environ 22% du temps de travail.

Les mails seraient stressants. D’après une étude de chercheurs de l’Université de Californie d’Irvine et de l’armée américaine, l’interdiction ou l’imposition de restrictions sur les courriels peut accroître considérablement la productivité individuelle et réduire le stress.

Des initiatives au sein d’entreprises comme Atos ou Microsoft ont vu le jour pour réduire, voire supprimer l’email. Dans sa politique « Zéro Mails », Atos a mis en place un réseau social interne d’entreprise à la place de l’email pour laisser place davantage à la spontanéité et éviter le formalisme des emails.

Coachs professionnels et psychologues s’accordent à dire que la conversation physique reste le mode de communication le plus productif en milieu professionnel (bit.ly/2G0UomO).

L’impact écologique est non négligeable. En moyenne, 1 mail avec pièce jointe de 1Mo envoyé à un destinataire consomme 20 grammes de C02, c'est-à-dire l’équivalent de la consommation électrique d'une ampoule de 60 watts pendant 25 minutes (Etude de l’ADEME, juin 2011).

Ne serait-il pas intéressant de réduire le nombre de mails que nous envoyons chaque jour en choisissant ceux qui méritent réellement d’être envoyés ?

Nos objectifs étaient les suivants

  • Travailler sur des sujets de fond sans être dérangé par la messagerie ;
  • Favoriser les interactions directes entre les collaborateurs (téléphone et face à face) ;
  • Faire évoluer le mode de communication (vers de la messagerie instantanée notamment) ;
  • Rendre l’entreprise plus respectueuse de l’environnement.

Concrètement ça donne quoi ?

Les collaborateurs remplissent un tableau de suivi au démarrage pour parier sur leur score du jour, souvent c’était un tableau commun avec les personnes du bureau pour se challenger.

Voici des exemples de tableaux :

  • La première ligne étant le nombre de mails envoyés habituellement,
  • La deuxième le pari sur le nombre de mails envoyés le jour j,
  • La troisième le nombre de mails effectivement envoyés.
the email challenge
tableau no mail 2

L’objectif est de finir la journée avec le moins d’écart possible entre le pari initial et le nombre de mails effectivement envoyés. L’écart entre le nombre de mails habituellement envoyé et le pari compte aussi !

Conseils aux participants

  • « Fermez votre boite mail toute la journée, sauf quand vous avez un mail inévitable à envoyer. Pour envoyer vos mails inévitables, fixez-vous deux/trois moments dans la journée, ex : 09h30, 12h30 et 16h30 ».
  • Vous pouvez programmer un message automatique du type « nous expérimentons une journée sans mail chez Photoweb, j’ouvrirai mes mails à 09h30, 12h30 et 16h30 ».
  • Si vous avez un mail important à envoyer à une personne, groupez toutes les informations que vous voulez lui envoyer pour n’en rédiger qu’un.

Exceptions

Seuls les mails envoyés en interne à Photoweb sont à compter. Vous pouvez envoyer autant de mails que vous voulez à des parties prenantes externes, ainsi qu’à des personnes en internes qui sont en congés.

Les demandes de réunions et réponses aux réunions ne sont pas considérées comme des mails.

La messagerie instantanée peut être utilisée mais à éviter. Elle ne compte pas en hors-jeu.

Hors-jeu : vous ne pouvez pas pré-écrire les emails le jour J pour inonder les boites aux lettres le lendemain.

Résultats du test chez Photoweb

Un résultat très positif

Plus de la moitié des collaborateurs estiment que la journée sans mail a eu un effet vraiment positif et 92% estiment que l’effet était positif ou relativement positif.

camembert effets positifs négatifs2

Un nombre de mails presque nul

Le nombre de mails s’est drastiquement réduit lors de cette journée. Les collaborateurs de Photoweb ont divisé par 4 le nombre de mails envoyés durant les journées sans mail, en n’envoyant que les mails les plus importants.

bargraph nombre mails2

Des apports divers

Nous avons demandé aux salariés de noter ce que cette journée leur avait le plus apporté :

évaluation apport journée2

Les grands points positifs qui ressortent sont la tranquillité pour travailler, et une amélioration notable des contacts humains

Le contact humain

Presque la moitié des alternatives que les collaborateurs ont utilisé face aux mails étaient le face-à-face. On ne s’étonne donc pas que les points positifs les plus nombreux soient l’amélioration du contact humain.

Retours des équipes : « Favorise la rencontre entre les personnes, pollue moins la boite » ; « Tout le monde était plus calme » ; « Plus d’interactions en direct avec les personnes »

Autres apports

Gain de temps : « Plus d'interactions en direct : problèmes réglés plus rapidement et meilleure compréhension » ; « Je n'ai pas été dérangé par les mails, je n'ai pas eu de temps à passer à les trier, classer, ... »

Remise en question : « D'être moins impulsive et de réfléchir si je pouvais trouver l'information autrement » ; « M'a permis de remettre en question ma manière de communiquer et voir quels étaient les mails « obligatoires » ou pas » ; « Pas de mail inutile »

Concentration : « Plus concentré sur une tâche sans avoir la popup de mail qui s’affiche » ; « Amélioration de la qualité de mon travail, grâce à la diminution des coupures par les mails. Plus de contacts en direct. »

Les points bloquants de cette journée

Bien que cette journée ait été, pour la plupart, bénéfique et enrichissante, voici les différents points bloquants qui nous ont été remontés : un flux d’appels dense, certains collaborateurs évitent d’envoyer des mails importants pour ne pas pousser les autres à en rédiger.

Il y a des mails qui sont obligatoires notamment l’archivage de communication, la transmission aux collègues des informations venant de l’extérieur (standard téléphonique), et le fait de garder une trace écrite.

Conclusion

Nos apprentissages : lors de la mise en place de ce type de test, il faut bien faire attention de cadrer dès le départ les emails autorisés et ceux qui ne le sont pas. Cela permettra d’éviter tout type de remarques et d’erreurs.

Cette journée a permis de rapprocher les équipes et de les faire sortir de leurs raisonnements quotidiens et des automatismes qui constituent souvent des obstacles à la créativité. Certains collaborateurs ont aujourd’hui pris conscience de la quantité de mails envoyés, et ces derniers tenteront de les réduire avec le temps.

Ce test n’est pas une exception, nous avons créé chez Photoweb un ensemble de tests de nouvelles pratiques de travail et d’innovation managériale afin de :

  • Permettre une meilleure concentration de chacun ;
  • Favoriser les échanges au sein de Photoweb ;
  • Gagner en efficacité ;
  • Sortir des réflexes quotidiens.